Tietosuoja
FIHF Oy rekisterit
FIHF Oy asiakasrekisterin ja ohjaajarekisterin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Muutos 05.06.2018 (päivitys kohtaan 5, tarkennus ohjaajarekisterin jakautumisesta osiin). Muutos 08.06.2018 (lisäys kohtaan 7, tietojen luovuttaminen kouluttajille ja muille kurssilaisille).
1. Rekisterinpitäjä
FIHF – Finnish Institute of Health and Fitness Oy, Otaranta 6, 02150 Espoo.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Samu Kyrklund, samu.kyrklund@terveyvserkko.fi, 050-5950925.
3. Rekisterin nimi
a) FIHF:n asiakasrekisteri
b) FIHF:n ohjaajarekisteri
c) FIHF:n sähköpostimarkkinointirekisteri (Terveysverkon postituslista)
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
a) Kurssirekisteri: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin. Joissain tapauksissa kyseessä voi olla henkilön suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja koulutusten järjestelyt. Tietoja voidaan käyttää myös markkinointiin, ellei asiakas ole kieltänyt sitä.
b) Ohjaajarekisteri: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on oikeutettu etu pitää kirjaa asiakkaiden suorittamista tutkinnoista. Rekisteristä on julkinen kopio yrityksen verkkosivuilla, mutta siellä julkaistaan tiedot vain henkilön suostumuksella.
c) Sähköpostimarkkinointirekisteri: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilön suostumus tai oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin.
5. Rekisterin tietosisältö
a) Kurssirekisteri: Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, ammatti, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), laskutustiedot (laskutusnimi, osoite), tiedot kursseista, joille henkilö haki/ilmoittautui sekä joitain vapaamuotoisia taustatietoja. Lisäksi rekisterissä pidetään kirjaa asiakkaiden läsnäolosta koulutusjaksoissa.
b) Ohjaajarekisteri: Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, sähköpostiosoite (ei julkisessa kopiossa), ammatti, paikkakunta, yrityksen nimi, yrityksen verkkosivut, suoritetut FIHF:n tutkinnot. Rekisteri jakautuu neljään osaan: PilatesHealth-ohjaajarekisteri, PhysioTrainer-valmentajarekisteri, Ravintovalmentajat-rekisteri ja PhysioFit-ohjaajarekisteri. Rekistereitä käsitellään yhtenä kokonaisuutena.
c) Sähköpostimarkkinointirekisteri: Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi ja sähköpostiosoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta pääsääntöisesti www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä. Asiakas voi luovuttaa tai täydentää tietojaan myös koulutustilaisuudessa, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisessa mediassa, asiakastapaamisissa tai muissa tilanteissa.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa säännönmukaisesti Suomen Terveysliikuntainstituutin käyttöön. Tietoja käytetään vain sellaiseen samankaltaiseen tarkoitukseen (kuin FIHF Oy:ssa), josta asiakas on tietoinen henkilötietojaan luovuttaessa. Tietoja voidaan luovuttaa säännönmukaisesti myös kouluttajille ja muille samaan koulutukseen osallistuville henkilöille. Kouluttajille luovutetaan koulutettavien taustatietoja ja yhteystietoja. Muille opiskelijoille luovutetaan tyypillisesti yhteystiedot. Molemmissa tapauksissa tietoja luovutetaan vain siltä osin, kuin on olennaista kyseisen koulutuksen järjestelyjen kannalta. Asiakkaan tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa (julkinen ohjaajarekisteri).
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Pyynnöt sähköpostitse: samu.kyrklund@terveysverkko.fi.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Pyynnöt sähköpostitse: samu.kyrklund@terveysverkko.fi.
Evästeet
Terveysverkko.fi-sivustolla käytetään evästeitä sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin liittyviin käyttötarkoituksiin.
Tilastotietoa kerätään Google Analytics -palvelulla. Palvelun ensisijaisena tarkoituksena on parantaa sivuston käyttökokemusta. Voit lukea Googlen evästeistä täältä. Lisäksi keräämme tietoja Google Adsin ja Facebookin evästeillä, jotta voimme analysoida markkinointiamme. Lue lisää Facebookin evästeistä.
Voit halutessasi estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Huomioi, että tällöin jotkin sivuston toiminnot eivät välttämättä toimi oikein.
